Перейти к основному содержанию

Навести лад у некомерційних закупівлях: за крок до стратегії

пн, 07/19/2021 - 17:32

Антон Шрамко, заступник директора, керівник напрямку консалтингу з закупівель та ланцюга постачань, KPMG в Україні

Кожна компанія щось купує для власних потреб. Наприклад, ритейлер купує торгове обладнання, уніформу персоналу, інвентар, витратні матеріали, а мобільний оператор – технічне обладнання, кабелі, технології або рекламні послуги. Це – некомерційні закупівлі компанії. Чим більше витрат на закупівлі компанії мають, тим більш не зрозумілим є те, що відбувається в закупівлях. Чим же може допомогти компанії категорійний менеджмент у некомерційних закупівлях?

У традиційному транзакційному підході до некомерційних закупівель в основі лежить принцип «кожен відповідає за свою частину процесу». На відміну від такого підходу  категорійний менеджмент створює додаткову вартість для бізнесу та знижує витрати всього життєвого циклу. Це досягається завдяки необхідній синергії від командної взаємодії комерційних та технічних підрозділів організації. Навіть якщо вам здається, що ваша транзакційна модель закупівель враховує усі необхідні процедури та має добре вибудовані процеси, вона має суттєвий недолік. Такий процес закупівель є послідовністю дій окремих працівників, найчастіше, з різних департаментів, кожен з яких діє та несе відповідальність лише в межах своїх повсякденних функціональних обов'язків. Це в свою чергу призводить до накопичення недоліків усіх попередніх ланок процесу закупівель, що негативно впливає на фінансові показники компаній.

Вперше категорійний менеджмент застосували у 1980-х. Але широке застосування отримав лише у ХХІ сторіччі. На сьогодні категорійний менеджмент впровадили такі відомі у світі компанії як Johnson&Johnson, P&G, Walmart. І хоча в Україні вже більше 5 років в бізнес-колах говорять на цю тему, такий підхід тільки-но отримує широке розповсюдження серед українських компаній.  

Чотири «так» категорійного менеджменту в некомерційних закупівлях

Тож у яких напрямках компанія отримає першочерговий результат після впровадження нового підходу?

  • Впровадження довгострокового горизонту планування. Це зменшує необхідність зосереджуватись на кожній окремій закупівлі та робить ваші обсяги замовлень більш привабливими та зрозумілими для постачальників;
  • Оптимізація витрат усього життєвого циклу завдяки реалізації комерційних та технічних важелів й ініціатив. За нашими підрахунками, цей підхід дозволяє заощадити до 40% витрат у кожній окремій категорії закупівель;
  • Постійне управління базою постачальників та підрядників. Завдяки категорійному менеджменту компанія матиме не одне, а кілька джерел постачання по всіх категоріях закупівель, що підвищує конкуренцію та безпеку постачань.
  • Безперервний контроль якості продукції. Технічні аудити та інспекції, які передбачають цей підхід, стають інструментом керування і контролю  постачальників щодо якості продукції та послуг.

Чотири кроки для впровадження категорійного менеджменту у бізнесі для закупівель товарів та послуг для власних потреб компанії

Категорійний менеджмент побудований за проєктним принципом.

Головним є створення категорійної команди, до складу якої входять представники всіх підрозділів, що включені до процесів матеріально-технічного забезпечення конкретної категорії. Робота такої команди складається з чотирьох основних етапів:

  • Перший. Категорійна команда аналізує внутрішнє середовище, вивчає історичні та поточні проблеми, створює профіль закупівельної категорії. Для цього потрібно ретельно проаналізувати обсяги закупівель, технічні специфікації, цінову політику компанії, поточний процес закупівель, потенційні обмеження. За підсумками аналізу команда робить ключові висновки, будує гіпотези та визначає кроки для подальшої роботи.
  • Другий. Команда аналізує зовнішнє середовище: ринок, постачальників, розсилає інфозапити (RFI). За результатами аналізу формується розуміння ринку, перевіряються та корегуються гіпотези та рішення першого етапу.
  • Третій. Учасники команди зосереджуються на формуванні та розробці закупівельної категорійної стратегії. Для цього вони описують ініціативи, комерційні й технічні важелі, розраховують економічний ефект і формують план реалізації стратегії.
  • Четвертий етап. Закупівельна категорійна стратегія передається на узгодження та затвердження колегіальному органу – це може бути Рада директорів або Тендерний комітет.

В Україні закупівельна спільнота не завжди правильно трактує категорійний менеджмент та категорійні стратегії. Найчастіше вважають, що йдеться про стратегію на тендер, яку самостійно робить співробітник підрозділу закупівель. В підрозділі, до якого застосований категорійний менеджмент, всі дії команда виконує покроково згідно з розробленою методологією. Залежно від категорії її учасниками є закупівельники, ініціатори закупівель, технічні спеціалісти, спеціалісти з якості, розробки та розвитку продукції, маркетологи, логісти, служба безпеки, юристи та інші.

Щоб краще зрозуміти принципи роботи категорійної команди, пропоную розглянути  приклад компанії N, яка закуповує промислові насоси. Історично компанія точково закуповувала товари за мінімальною ціною. Непрямі витрати, які несе протягом всього життєвого циклу, компанія не враховувала та не мала на меті їх відстежувати.

Що компанія N мала б врахувати?

- потенційну консолідацію обсягів насосів, а не часткове придбання невеликої кількості;

- витрати на підключення та запуск в експлуатацію;

- витрати на технічне обслуговування протягом терміну експлуатації;

- гарантійний термін;

- простій;

- витрати на електроенергію та інші споживані ресурси;

- уніфікацію парку обладнання;

- проведення технічних перевірок виробників.

Тому, якщо компанія N запровадить категорійний менеджмент, команда спільно пройде всі необхідні кроки та розробить відповідну стратегію. Головне, що всі учасники процесу матеріально-технічного забезпечення будуть синхронізовані у переліку дій, ініціатив підвищення ефективності та якості. Компанія відчує це як у фінансових показниках, так і у безперервності функціонування, коли категорійна стратегія буде впроваджена.

Головне, що варто переосмислити сьогодні як закупівельникам, так і власникам бізнесів, - отримання найменшої вартості при закупівлі товару більше не є критерієм для оцінки успіху процесу закупівель товарів або послуг для власних потреб бізнесу. Якщо ж трансформувати закупівельну функцію від адміністративної до стратегічної, компанія отримає вагомі конкурентні переваги на ринку.

Читайте також

Відпочинок як бізнес: 5 порад для розвитку турагентства по франшизі

пн, 10/18/2021 - 14:07
На туристичному ринку зараз спостерігається ефект відкладеного попиту. У 2020 році через пандемію кількість турагенцій значно скоротилася. Так, за даними Державної служби статистики минулого року в нашій країні працювали 1109 турагенцій і 2306 турагентів, оформлених як ФОП, а ще у 2019 році таких було 1259 і 2644 відповідно.

ESG-тренди: декарбонізація – новий імператив для бізнесу

вт, 10/12/2021 - 12:18
На світовому  ринку залучення інвестицій з’являється новий імператив – вимога до компаній врахувати ESG-фактори у своїй бізнес-стратегії та надавати публічну звітність щодо виконання зобов’язань. 

Жіноче лідерство як ключовий фактор продовольчої безпеки

пт, 08/13/2021 - 10:10
Анна Бабіч, менеджер з корпоративних комунікацій у Центральній та Східній Європі компанії Corteva Agriscience

Навести лад у некомерційних закупівлях: за крок до стратегії

пн, 07/19/2021 - 17:32
Антон Шрамко, заступник директора, керівник напрямку консалтингу з закупівель та ланцюга постачань, KPMG в Україні

В Україні держава – великий споживач промислових товарів

пт, 06/25/2021 - 15:20
Денис Морозов, перший заступник Генерального директора ІНТЕРПАЙП

Корпоративне рефінансування – чому ставки 10-15% у гривні для бізнесу стають реальністю?

ср, 06/09/2021 - 10:10
Адріан Козловський, заступник директора відділу інвестицій та ринків капіталу, KPMG в Україні