Рука на пульсі проекту. Урок управління проектами в стилі SCRUM

Д'Альгейм Мария, «B сельской школе», XIX-XX век
479
Д'Альгейм Мария, «B сельской школе», XIX-XX век
Навіть якщо ви дотримуєтесь чіткого плану, виконуєте всі поставлені завдання та вкладетеся в бюджет, може виявитися, що ринок уже потребує чогось іншого. З’являються нові деталі, економічні умови, і часто мета, що ставилась на початку роботи над проектом, стає неактуальною вже до середини циклу роботи над ним. Тут не допоможе звичне нам планування за допомогою діаграми Ганта й чек-лістів на кілька сторінок.

Коли ми обирали методику управління проектами, нам було важливо, аби цінності кожного члена команди відбивалися у всіх процесах. Щоб враховувалася думка кожного учасника проектної команди. Тоді і з`явилась ідея — SCRUM. Ця методика допомагає руйнувати стереотипи старої управління проектами.

Підкреслити унікальність

Кожна компанія — це окремий організм. Він має унікальний код ДНК: як відбитки пальців людини — у кожного неповторні. Автор ідеї SCRUM Джефф Сазерленд створив модель ступінчастого процесу розробки проекту, що згуртовує команду та дозволяє підвищити ефективність праці у три, п’ять чи навіть десять разів. Не ламаючи цінності команди, а підкреслюючи їх.

Звісно, перші кроки по впровадженню SCRUM були досить невпевненими. Методика дуже проста, але кожен із нас мав власні управлінські стереотипи, укорінені ще з часів навчання в університеті. «Коней на переправі не міняють» — нами керує застиглість, страх змінювати стратегію, коли проект вже працює. Сковує упевненість в існуванні єдиного правильного рішення. На жаль, більшість страждає цим «синдромом», навіть ми. Часом нам було складно навіть повірити, що спрощення методики веде до покращення результатів роботи команди.

SCRUM — з англійської «штовханина». І справді трохи нагадує постійні мотиваційні поштовхи. Як методологія управління проектами, дана техніка достатньо активно застосовується в розробці інформаційних систем, програмного забезпечення. Scrum акцентує увагу саме на необхідності постійного та якісного контролю: від старту до фінішу проекту. Загалом, крім управління проектами цю методику ми використовуємо і в роботі команд підтримки програмного забезпечення, розробки власних програм.

SCRUM використовують навіть наші державні реформатори у своїй роботі. Кріейтори системи ProZorro мають на озброєнні Atlassian JIRA — систему відстеження помилок, призначену для організації спілкування з користувачами та управління проектами. Набирають популярності в Україні також й інші Agile-сервіси, наприклад Bitrix24. Це зручно та ефективно.

Чому саме SCRUM?

Від інших методик SCRUM відрізняє гнучкість: замість тисячі неактуальних і банальних звітів та стратегій, що залишаються лише на папері, — активна співпраця команди, брейнштормінг та постійна актуалізація потреб. SCRUM базується на самоорганізованій, функціональній команді та мотивації: немає абсолютного лідера є команда, що працює над проектом від «народження» ідеї до її реалізації. Проте відсутність цих базових якостей ставить хрест на всій попередній роботі. Ентузіазм та зацікавленість замовника і виконавців життєво необхідні. З іншого боку, найбільш ефективно ця технологія працює в тих командах, де складно автоматично розподілити завдання, а також проконтролювати їх виконання.

SCRUM як філософія управління дозволяє встановити правила роботи над кожним проектом: ми чітко визначаємо ролі кожного учасника команди; встановлюємо чіткі строки проекту; контролюємо бюджетні ліміти; постійно перевіряємо якість створюваного продукту; завжди перевіряємо постачальників.

У 2013-2014 роках SmartTender уже працював для комерційного ринку. Користувачів спершу було не так багато, конкуренція на ринку була значно нижчою, ніж зараз. Розробка велася без застосування будь-яких технологій, а в тиждень могло бути всього 2-3 завдання. З ростом активності на майданчику завдань якість і швидкість впровадження стали грати важливішу роль. Для прикладу, у 2013 році маючи фонд праці 200 годин, за тиждень ми виконували робіт всього на 150-160 годин. Тобто, ми мали 50-40 годин чистого збитку компанії через неефективне використання ресурсів. Куди ж поділися ці 50 годин?

Замість того щоб виконувати завдання, програмісти вирішували, яке ж завдання зробити в першу чергу, зв’язувалися із замовником, з'ясовували деталі. Замовник постійно змінював пріоритети, додавав нові завдання. Зростання ж конкуренції на ринку дало зрозуміти, що потрібно оптимізовуватися.

Впровадити SCRUM було не складно. Ми оцінили в годинах усі накопичені завдання, розбили за пріоритетами на спринти (один робочий тиждень) та чітко почали дотримуватися нових правил. Тепер відділ розробки знає, що робити в першу чергу. Нові завдання можна додати тільки в новому спринті. В режимі онлайн видно навантаження кожного співробітника. Зручно формуються звіти в один клік. Тепер продуктивність розробки SmartTender 90-95%, на відміну від 75% до впровадження SCRUM.

Крім того, дає можливість класифікувати дані, зробити їх доступними (зникає вічна проблема зайнятих людей: «що, де і коли», адже вся інформація по проекту є чітко структурованою). Вам знайома ситуація, коли працюєш над проектом, а інформація розкидана по всіх месенджерах від Facebook до Viber? Робота по технології Scrum позбавляє вас цієї плутанини: використовується програма, де зібрані усі необхідні дані про проект, роздаються завдання та відслідковується процес їх виконання. Тому це ще й чудовий інструмент для оцінки ефективності та якості виконання поставлених завдань, оскільки завдяки Agile-сервісам ви в онлайн-режимі бачитимете, як просувається робота команди.

Ви можете тверезо оцінити свої можливості та використати їх з максимальною користю. Звітні листи дадуть вам приховані можливості планування: чіткий розподіл завдань, використання додаткових резервів, аналіз ефективності та time-менеджмент. Чіткість розрахунків вражає: ви можете адекватно оцінити свої ресурси, спланувати резервний фонд для непередбачених ситуацій, врахувати ризики та надати всю необхідну інформацію замовникові — і все це надзвичайно просто.

Уявіть ситуацію, ваша компанія отримала два великі замовлення і вам потрібно вчасно виконати поставлені завдання. Як керівник проекту, ви розумієте, що ресурси як людські, так і часові у вас обмежені, а програміст Саша просто фізично не зможе виконувати дві поставлені задачі. Пустити все самопливом - ризиковано, можливі втрати часу і, що ще гірше, репутації. Працюючи з технологією Scrum, ми для себе чітко усвідомили, що потрібно завжди мати резервний фонд. Людей, котрі можуть допомогти виконати певні завдання вчасно, коли у вас «горить» дедлайн. Часові ресурси (зробити запас часу для неперeдбачуваних ситуацій, бо всі ми люди). Це не лише допомагає уникати або хоча б передбачати ризики, а й дати чіткі прогнози про реальне завершення проекту, що так цінують замовники. Важко контролювати все і завжди, але технологія SCRUM дозволяє навіть у відрядженні здійснювати ефективне управління проектом (перевірено на особистому досвіді).