о том, как сэкономить операционные затраты

о том, как сэкономить операционные затраты
770

Игорь Чернов, директор компании “Спортмастер Украина”, –

Почему Билл Гейтс справедливо самый богатый человек в мире? Ответ очень прост. Потому, что благодаря созданному им и его командой программному продукту повысил производительность труда во всем мире в разы. Влияние его деятельности в связи с востребованностью продукта распространилось на весь мир.

Производительность — это основное оружие любого бизнеса, именно она дает неоспоримое конкурентное преимущество на рынке.

И если присмотреться, то операционные расходы в отечественных компаниях, точнее — управление этими расходами, имеют огромный потенциал для повышения производительности.

Судите сами, по данным компании Saphety:
  • 3,5% объемов выручки теряются из-за неэффективного информационного обмена в цепях поставок, а еще больше потерь возникает, если поставщик использует эти ошибки себе во благо;
  • 60% выставляемых счетов и других первичных документов имеют ошибки и не всегда в пользу компании-заказчика;
  • 30% описаний товаров и услуг в торговых каталогах ошибочны, и опять же поставщики этим пользуются, назначая цены на существующие позиции как на новые;
  • 25 минут в день в среднем затрачивается на исправление ошибок, а в течение года набегают недели и месяцы оплаченного труда.
Это пример европейских предприятий, а что же тогда у нас? Уровень производительности труда на украинских предприятиях, особенно государственных, очень низок. Так, наша страна отстает по этому показателю от Европы в 4 раза, а от США — в 5,5 раза.

Как вы думаете, почему? В нашей стране в любом виде деятельности норма использования ресурсов, и человеческих в первую очередь, в разы превышает любую общемировую норму. Эта расточительность нам досталась со времен Советского Союза.

Любая бизнес-операция сопровождается бумажным сообщением или документом, обработкой которого занимаются несколько сотрудников. При этом ряд операций дублируются — как при создании документа, так и при последующем его контроле.

В то же время необходимость быстрого принятия решений требует особого отношения к информации. Высочайшее проявление мастерства — это моделирование сценариев развития тех или иных событий в перспективе и прог­нозирование вероятности их наступления и, конечно, достижения результатов.

Особо актуально это в период галопирующего роста курса доллара и инфляции.

Несвоевременность принятия решений и запоздалая реакция поставили большинство украинских компаний в затруднительное финансовое положение.

Хотя нам известны и примеры компаний, которые достойно проходят этот сложный период.

Прежде всего им удалось остановить повышение операционных затрат, а в некоторых случаях
и снизить их по сравнению с показателями 2013 г.

Во многом достижение такого результата неразрывно связано с внедрением передовых технологий управления операционными затратами, прежде всего с помощью электронных средств.

Какой же должна быть система электронного управления операционными затратами предприятия? Я предлагаю ознакомиться с возможностями системы управления закупками, основанной на “облачной” технологии Operational Expenses Management. В ней три основных блока:
  • Business Intelligence (система бизнес-аналитики внутри предприятия);
  • Supplier Relationship Management (SRM; система управления взаимоотношениями с поставщиками);
  • E-Operational Procurement (система управления повседневными операционными закупками).
В каждом из блоков есть свой набор инструментов для сопровождения всего технологического процесса закупки практически в режиме “онлайн”.

Выбрав поставщика и заключив с ним договор, компания, используя E-Operational Procurement, размещает заявки и получает товары и услуги в соответствии с договорными обязательствами и ценами E-Catalog Contract. Взаимодействие происходит только в электронном виде — через рабочие кабинеты в E-Operational Procurement.

Конечно, в процессе работы приходится периодически подписывать новые дополнительные соглашения, касающиеся как изменения условий договоров и цен на уже закупаемые товары и услуги, так и внесения новых товарных позиций с ценами. Система позволяет вносить в спецификацию новые продуктовые позиции с уже прошедшими тендер ценами и изменять цены на дейст­вующие позиции по согласованному сценарию.

Клиент и поставщики обмениваются информацией с помощью EDI (Electronic Data Interchange — электронный обмен данными) на одной и той же странице E-Operational Procurement и пользуются едиными данными системы, а с помощью Electronic Digital Signature (электронной цифровой подписи) этот обмен информацией и электронными документами сразу же легитимируется.

Заявки, накладные, акты выполненных работ формируются сразу же электронным способом с участием сотрудников обеих сторон. Вероятность ошибки минимальна. Нет необходимости затрачивать дополнительное время для обмена документами — с помощью как е-mail, так и обычной почты или курьера (для обоюдной подписи бумажного экземпляра). Сразу же формируется и налоговая накладная.

При использовании такой системы отпадает надобность по нескольку раз пересылать друг другу почту для согласования и исправления ошибок. При этом эти же данные могут быть импортированы в бухгалтерские программы с обеих сторон для осуществления необходимых бухгалтерских проводок.

Система позволяет снижать операционные расходы благодаря максимальному информированию, полноте тендерных материалов, четкому взаимодействию и, главное, снижению человеческих затрат на администрирование процесса управления расходами.

Современные средства коммуникации позволяют ускорять рутинные рабочие процессы практически до одного “клика” по клавише клавиатуры и при этом обрабатывать огромнейшие объемы информации.

Многие, возможно, делают подобные проекты в аналогичных системах электронного документооборота. Вопрос только в том, насколько они масштабны и могут ли быть интегрированы в операционную деятельность предприятия в целом. Описываемая же система широко используется в мировой практике управления затратами.

Одно из достоинств — то, что ее можно внедрять частями, постепенно подключая к системе все новые виды и категории затрат. Сложность только в том, что часть данных по некоторым категориям затрат придется вносить вручную.

Например, при взаимоотношениях с государственными предприятиями или банками. Главное — чтобы в этом случае обмен информацией был максимально корректным и согласованным. Все остальное, в принципе, можно урегулировать с помощью этой системы.
Последние новости: