“ERP-система – залог взвешенных управленческих решений”, – Виталий Курдюмов, Innoware

Ангелика Мария Кауфман, «Автопортрет с музами Живописи и Музыки», 1791
2336
Ангелика Мария Кауфман, «Автопортрет с музами Живописи и Музыки», 1791

Мы уже говорили с представителями Innoware про сервисы и облачные технологии Microsoft Azure. В этот раз я узнала, чем еще занимается компания. Cегодня речь пойдет об ERP-системе на примере ее внедрения на заводе Запорожтрансформатор. Виталий Курдюмов, партнер Innoware, рассказал о нюансах внедрения на большом предприятии и объяснил, как этот процесс происходит.

Виталий Курдюмов

Согласно определению Википедии, ERP (англ. Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия) – организационная стратегия интеграции производства и операций, управления трудовыми ресурсами, финансового менеджмента и управления активами, ориентированная на непрерывную балансировку и оптимизацию ресурсов предприятия посредством специализированного интегрированного пакета прикладного программного обеспечения, обеспечивающего общую модель данных и процессов для всех сфер деятельности.

То есть, ERP – это автоматизация бизнес-процессов предприятия с помощью программного обеспечения.

О сотрудничестве Innoware и завода Запорожтрансформатор

Запорожский трансформаторный завод – крупнейшее в СНГ и Европе предприятие по производству силовых масляных трансформаторов и электрических реакторов с более чем 70-летней историей. Особенность ЗТР – индивидуальное производство трансформаторов под потребности заказчика. Сегодня завод поставляет трансформаторы в более 80-ти стран мира, это узнаваемый бренд с выдающимся конструкторским бюро.

В 2000 году завод «Запорожтрансформатор» вошел в группу «Энергетический стандарт». Пришедшими акционерами были назначены новые менеджеры, стратегия управления предприятием изменилась – появились цели по увеличению всех его показателей. В то же время технологии и IT-инфраструктура на предприятии морально устарели, управление бизнес-процессами также требовало качественных изменений. В 2003 году было принято решение внедрить ERP-систему, чтобы создать единую информационную среду для всех подразделений завода и эффективного управления их взаимодействием.

Основными требованиями, которые предъявлялись к ERP на предприятии, были комплексность, производительность и гибкость, а при выборе партнера для внедрения предпочтение отдавалось консультантам, а не разработчикам. Для «Запорожтрансформатора» важно было найти партнера для реализации сверхсложной задачи реструктуризации крупного промышленного предприятия – на момент начала проекта внедрения ERP-системы численность персонала на заводе составляла около 6 000 человек.

В итоге анализа различных альтернатив была выбрана платформа Microsoft Dynamics AX. Партнером для реализации проекта стала консалтинговая компания Innoware, сотрудники которой имели многолетний опыт консультирования по внедрению ведущих зарубежных ERP-систем.

Как и ожидалось, одна из основных сложностей проекта заключалась в организации на предприятии проектного офиса – следование процедурам и правилам методологии внедрения ERP-системы. Наблюдалось сопротивление со стороны менеджмента среднего звена. Однако должным образом проявленное терпение и целеустремленность руководства завода позволили закончить реорганизацию предприятия, успешно выполнить проект внедрения и запустить систему.

В системе реализовали практически все бизнес-процессы предприятия: бухгалтерский и финансовый учет, управление персоналом, закупки, складской учет, продажи, учет производства. Microsoft Dynamics AX была интегрирована с системами конструкторской и технологической подготовки производства. Также остался «задел» на будущее развитие системы – блок планирования производства, бюджетирования и управленческой отчетности на предприятии, которые также были успешно внедрены на следующих этапах.

О том, как работает ERP

Ключевая особенность ERP-системы – охват всех бизнес-процессов предприятия: учет запасов, работа с поставщиками, работа с клиентами, управление производством. В ERP-системе нет лишней информации. Чем больше процессов и задач проходит через нее, тем больше возможностей управлять предприятием имеет менеджмент компании.

На ЗТР взаимосвязь процессов, которые реализованы в ERP-системе, можно проиллюстрировать следующими примерами.

Департамент продаж ведет в ERP-системе все данные о текущих и потенциальных сделках. Для каждого возможного контракта, конкурса или тендера создаются предложения, которые хранятся в системе. Эти предложения дают заводу понимание плановых показателей. Как с точки зрения финансов – какой доход от продаж можно получить, так и с точки зрения запасов и ресурсов – достаточно ли требуемого сырья и материалов для производства, хватит ли производственных мощностей и рабочего персонала.

В случае победы в конкурсе и заключения договора, коммерческие предложения переходят в стадию производственных заказов. Начинается работа служб, которые отвечают за обеспечение производства нужным сырьем и материалами. Любое движение запасов находит отражение в системе. Закупка, передача сырья в цех, оприходование готовых изделий – система учитывает всё, и в дальнейшем легко проследить по серийным номерам или партиям из какого сырья и материалов создавались те или иные детали и узлы. В частности, это помогает разобраться в тех случаях, когда происходит процесс контроля качества или сервисного обслуживания и определенные элементы готового изделия требуют замены или ремонта.

Конечно, вышеприведенные примеры – упрощенные. На самом деле, на предприятии каждый процесс имеет сложные сценарии и ответвления в зависимости от того или иного произошедшего события. И здесь ERP-система также выполняет важную функцию – она не позволяет работать вне заложенных в нее алгоритмов.

Однако самым важным является то, что каждое действие имеет отражение в ERP-системе. И каждое действие оказывает мгновенное влияние на информацию, которая попадает в отчеты для руководителей. Таким образом, менеджмент завода имеет оперативные данные о состоянии предприятия и может адекватно реагировать на возникающие ситуации. К примеру, имеет возможность управлять ценой продажи изделия, владея исчерпывающей информацией обо всех элементах себестоимости – есть четкое понимание, каков маржинальный доход и насколько можно опустить цену; либо посмотреть на ситуацию с другой стороны и ответить на вопрос «возможно ли сократить себестоимость, применяя другое оборудование с меньшей амортизацией, используя меньшее количество рабочего персонала или замещая определенное сырье альтернативным с меньшей стоимостью?».

Что изменилось на Запорожтрансформаторе после внедрения ERP

Многие производственные предприятия оперируют таким понятием, как соотношение инженерного и офисного состава персонала. Затраты, которые запланированы на оплату труда инженерного состава, являются прямыми инвестициями в производство, а затраты на содержание бэк-офиса – административными. После внедрения ERP-системы значительно уменьшилась доля административного персонала. Например, было 50 на 50, стало 80 на 20. Это очень важный показатель оптимизации расходов.

Также важной функцией, которую обеспечивает система, является точное планирование и соблюдение сроков изготовления. Чтобы поддерживать репутацию и формировать лояльность клиентов, важно производить продукцию согласно заявленным срокам.

Еще один ключевой показатель для производственных предприятий – качество продукции. ERP-система помогает осуществлять контроль качества на разных этапах производства. Чем сложнее изделие, тем больше точек контроля, и система помогает минимизировать человеческий фактор и ошибки.

Максим Гужва, директор по информационным технологиям ЗТР: “Сама идея того, что необходимо модернизировать информационную систему, возникла после изменения собственника предприятия. Одной из задач было создание новой информационной среды предприятия. Есть объективные показатели эффективности внедрения ERP. Например, у нас было 70 бухгалтеров, осталось 30, при этом уровень точности ведения бухгалтерии повысился, а сроки уменьшились. При этом бухгалтерия начала давать больше отчетов и с большей точностью. На производстве сократилось количество технологов примерно в три раза: со 100 человек до 30. Отдел информационных систем в процессе реорганизации состоял из 180 человек и машины Mainframe, были отдельные люди, которые занимались набором информации, распечаткой, сортировкой. На сегодня в отделе осталось всего 38 человек.

Трудно оценить, насколько быстро вернулись инвестиции, потому что изменения на предприятии были глобальные, но, думаю, что за два года потраченные средства окупились. Даже если брать только сокращение зарплатного фонда, окупаемость была достаточно быстрой. Основной плюс работы ERP был в том, что появилось больше аналитических данных и, соответственно, возможность принимать более взвешенные решения”.

О том, как происходит внедрение ERP-системы

Проекты внедрения подобных систем обычно занимают достаточно длительный период времени. Внедрение ERP-системы – это всегда совместный проект: в нем участвует много специалистов как со стороны клиента, так и из команды Innoware. ERP-система – это программное обеспечение с сотнями тысяч строк программного кода, большим количеством готовых таблиц, форм и отчетов, но само по себе, установленное на компьютерах всех сотрудников, оно работать не будет.

В системе должны быть настроены все нормы, алгоритмы, маршруты, показатели производственных мощностей, правила нумерации, условия утверждения документов, финансовая политика и множество другого, что составляет сущность бизнес-процессов конкретного предприятия. Определить, что надо настроить, а что – дополнительно разработать в системе, задокументировать требования и затем описать все настройки и тестовые примеры, обучить персонал предприятия и перенести в новую систему данные из старых систем – это и есть проект внедрения ERP-системы.

«Мы понимаем, что внедрение ERP-системы — это вызов для компании, так как он влечет значительные изменения в процессах, задает новые правила работы. На время проекта компания получает возможность пересмотреть свой подход к бизнесу, сверить его с лучшими практиками, которые заложены в современных инструментах управления. Это довольно затратно с точки зрения ресурсов, но тем, кто это делает, удается выйти на новый уровень.

За 15 лет мы реализовали более двухсот подобных проектов. За это время мы отточили проектную методологию и создали команду, которая сфокусирована на реализации сложных проектов, представляющих собой сплав консалтинга и информационных технологий. Фактически мы можем утверждать, что, когда наши заказчики следуют нашим рекомендациям и проектным процедурам, мы приводим к успешному окончанию проект любой сложности. Запорожтрансформатор – хорошее тому доказательство», – прокомментировал Виталий Курдюмов.